CONSULTA 4

¿Qué es una consulta?

Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla.

Las consultas en Access nos permiten 'filtrar' la información proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda telefónica, podríamos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los teléfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos determinados.

Serán estudiados tres tipos de consultas:
• De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón
• De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla
• De acción: altera el contenido de registros en una única operación

Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con las cuales podemos:
• Elegir campos específicos de tablas específicas;
• Seleccionar informaciones vía criterios;
• Mostrar las informaciones en varios órdenes;
• Obtener datos de varias tablas simultáneamente;
• Calcular totales;
• Crear formularios e informes;
• Crear otras consultas y gráficos.

¿Qué es un formulario?
Un formulario es generalmente una hoja de papel en la que disponemos de lugares en blanco para introducir la información, con un campo separado para cada dato.
Los formularios son la herramienta que proporciona Access para usar de manera intuitiva y cómoda las BDs que hemos creado. Un formulario tiene tres modos de presentación distintos:

• Vista Diseño. En este modo se construye el formulario.
• Vista Formulario. Podemos introducir, modificar y ver datos usando el formulario propiamente dicho.
• Vista Hoja de datos. Podemos introducir, modificar y ver datos usando una hoja de datos. Tenemos varios registros a la vez.

Cuando utilizamos un formulario para introducir o presentar datos de la BD, hay que conectarlo a una tabla o a una consulta, que será su origen de datos. La forma más rápida para comenzar a entender el funcionamiento de un formulario es abrirlo en modo Vista Diseño y ver cual es su origen de datos. Para ver y/o cambiar el origen de datos de un formulario usaremos la propiedad Origen del Registro, en el menú Ver:

• Si todos los datos están en una tabla, basaremos el formulario en dicha tabla.
• Si tenemos los datos en varias tablas, el formulario se basará en una consulta.

Los formularios se pueden crear con o sin ayuda del Asistente para formularios. El asistente acelera el proceso de creación del formulario, ya que produce automáticamente un formulario sencillo preformateado solicitando una información mínima. Una vez creado el formulario básico con el asistente, podremos modificarlo mediante la Vista Diseño.

¿Qué es un informe?
Un informe Access no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinámica", los informes son uno de los módulos de Access más importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Gracias a las herramientas de agrupación y ordenación de datos, y combinado con el código va que podemos asociar al informe.
Un informe tiene las siguientes propiedades principales:
Pie del informe: Se refiere a la primera página del informe, es decir, la portada del informe
Encabezado de página: Datos que van a aparecer en todas las páginas del informe, concretamente en la parte superior
Detalle: en esta sección se incluyen los distintos registros correspondientes al encabezado de la página, que pueden ser mas de uno, sería como un subformulario dentro de cada página del informe.
Pie de Página: Tiene la misma función que el encabezado de página, pero los datos aparecen en la parte inferior